Archivage légal
L'archivage légal apprend aux équipes à penser rétention, accès et levée d'archives comme une responsabilité métier et institutionnelle.
Qui doit maîtriser ce module
- Archives.Ce rôle doit comprendre son point d’entrée, ses décisions et ses preuves de travail.
- Qualité.Ce rôle doit comprendre son point d’entrée, ses décisions et ses preuves de travail.
- Directions.Ce rôle doit comprendre son point d’entrée, ses décisions et ses preuves de travail.
- Référents conformité.Ce rôle doit comprendre son point d’entrée, ses décisions et ses preuves de travail.
Les écrans et vues que les utilisateurs doivent connaître
- Écran ou action.Appliquer des durées de rétention et des catégories documentaires.
- Écran ou action.Gérer gels juridiques, levées et événements sensibles.
- Écran ou action.Relier l'archive aux exigences de preuve et de confidentialité.
Comment expliquer concrètement ce module aux équipes.
Chaque page de documentation doit être lue comme un guide d’appropriation. On part du rôle, on montre les écrans clés, on déroule le workflow métier, puis on fait pratiquer un vrai parcours.
Où l’utilisateur travaille
Les listes, formulaires, statuts et indicateurs qui servent vraiment au quotidien doivent être identifiés dès le début de la formation.
Dans quel ordre il agit
Le bon usage vient du séquencement métier : ouvrir, vérifier, traiter, transmettre, clôturer ou escalader.
Avec qui il se coordonne
Chaque module doit être replacé dans le parcours plus large pour éviter les usages isolés et les ruptures entre métiers.
Les écrans et vues à montrer pendant la formation.
Cette partie sert à guider le formateur dans la démonstration concrète des listes, formulaires, statuts et indicateurs qui structurent le module.
Catégories documentaires : base légale, durée de rétention et logique de conservation.
Dossier d’archive : localisation, rétention, gel juridique et statut du dossier.
Demande de levée : motif, base légale, revue, approbation ou rejet.
Former ce module par responsabilités et non par écran.
Archives
Ce profil doit savoir entrer dans le module au bon moment, produire la bonne information et transmettre au rôle suivant.
Qualité
Ce profil doit savoir entrer dans le module au bon moment, produire la bonne information et transmettre au rôle suivant.
Directions
Ce profil doit savoir entrer dans le module au bon moment, produire la bonne information et transmettre au rôle suivant.
Référents conformité
Ce profil doit savoir entrer dans le module au bon moment, produire la bonne information et transmettre au rôle suivant.
Les points de passage à expliquer très clairement
- Point de passage.Former l’archive comme un cycle de preuve, d’accès et de rétention.
- Point de passage.Montrer quand une levée peut être demandée, revue, approuvée ou bloquée.
- Point de passage.Relier archivage, consentement, qualité et confidentialité.
Comment replacer ce module dans la chaîne de soins
Le bon apprentissage consiste à montrer d’où vient l’utilisateur, ce qu’il fait dans ce module, puis vers quel rôle, quel écran ou quel module il transmet ensuite.
Cette lecture évite les usages fragmentés et aide les équipes à comprendre les ruptures possibles dans le parcours.
Le déroulé pas à pas à enseigner en priorité.
Le workflow ci-dessous sert de trame de démonstration : il montre l’ordre réel des étapes, les écrans à ouvrir et le passage de relais entre rôles.
Comment faire pratiquer un vrai cas d’usage
Ce qu’une bonne séance doit produire à la fin
- Maîtrise d’écran.Appliquer des durées de rétention et des catégories documentaires.
- Maîtrise d’écran.Gérer gels juridiques, levées et événements sensibles.
- Maîtrise d’écran.Relier l'archive aux exigences de preuve et de confidentialité.
- Autonomie.Les utilisateurs savent quand agir seuls et quand appeler le rôle suivant.
- Qualité.Les preuves et alertes utiles sont comprises, pas seulement renseignées.
Ce qu’il faut faire repérer aux utilisateurs
- Erreur type.Réduire l’archive à du stockage sans expliquer la rétention.
- Erreur type.Libérer une archive sans lecture du gel juridique ou de la base légale.
- Erreur type.Former les demandes de levée sans la logique de contrôle associée.
Comment corriger en situation de formation
- Faire verbaliser.Demander à l’utilisateur ce qu’il pensait faire, puis replacer son geste dans le workflow réel.
- Rejouer l’étape.Refaire immédiatement le passage concerné sur un cas simple et sur un cas plus exigeant.
- Relier au parcours.Montrer l’impact de l’erreur sur le rôle suivant, sur le patient ou sur le pilotage.
Ce que les utilisateurs doivent savoir faire
- Objectif.Principes simples de rétention.
- Objectif.Lecture des demandes et gels.
- Objectif.Impact des archives sur la conformité.
Ce que le référent doit savoir transmettre
- Transmission.Former sur des cas de demande de levée et d'archive sensible.
- Transmission.Montrer les liens avec consentement et qualité.
- Transmission.Créer une culture de preuve et pas seulement de stockage.
Quand considère-t-on qu’un utilisateur est prêt
- Compréhension.Il sait expliquer le rôle de ce module dans le parcours global.
- Exécution.Il sait réaliser le geste clé sans assistance et dans le bon ordre.
- Coordination.Il sait à qui transmettre, quoi vérifier et quand escalader.
- Qualité.Il sait lire les alertes et repérer les situations à risque ou incomplètes.